Тайм-менеджмент от Ядерной / Y for Time Management

Мне очень часто задают вопрос о том, как я все успеваю. Не буду открывать Вам тайну, которая вовсе не тайна, что успеваю я тоже не все и не идеально вовремя, хотя к этому и очень стремлюсь. Тем не менее, мой обычный ответ на этот вопрос: «Если вы не успеваете, это плохой тайм-менеджмент. Если Вы слишком много на себя берете – это тоже плохой тайм-менеджмент. Так что оправданий искать себе не стоит». И все же я с удовольствием делюсь своими маленькими ноу-хау (уверена, они не только мои, хотя я к ним и пришла опытным путем) по оптимизации своего времени. А увидев пост в блоге Юлианны Бычковой, призывающий всех рассказать о своем опыте управления многочисленными делами, я решила, что это знак.

Итак, как это делает Ядерная ?

Во-первых, чтобы все успевать по графику, надо пресловутый график иметь, причем не в голове, а в формализованном письменном виде. Можно использовать как различного рода электронные календари, так и простые списки, и навороченные приложения, важно, чтобы Вам было просто и удобно. Самое главное, чтобы планирование не отнимало у Вас слишком много времени, настолько много, что потом и делать ничего не хочется. Рекомендую отвести первые 20 минут рабочего дня на планирование дел. Большинство из нас начинают работать достаточно рано, так что первые 20 минут, признаемся честно, мы все равно в полной мере не функционируем интеллектуально и эмоционально, так что можно потратить их на выписывание и структирование дел.

Во-вторых, отводите четкое время на каждое из заданий, которые необходимо выполнить. Можно поставить себе звуковые сигналы за 15 минут до окончания этого времени. Если задание не доделано по истечении времени, все равно переходите к следующему, как будто вы в эстафете, а то рискуете увязнуть в рутине. Вернуться к заданию можно будет потом или выделив на него дополнительное время, или перепланировав на другой день, или сэкономив на будущих заданиях. Начинать всегда следует, логично, с наиболее неприятных для вас задач. Они не обязательно самые сложные, часто это всего лишь позвонить в банк и выяснить совершенно простой вопрос, но вы по непонятной причине откладываете это навечно, пока эта проблема не становится ужасающе огромной и острой. 

Третье. Объединяйте похожие задания вместе. Например, мою работу можно разделить на ключевые группы : консалтинг и аналитика (включая общение с клиентами и мониторинг рынка, расчеты и др.), написание материалов (статей, брифов, элементов отчета, комментариев для прессы), коучинг (включая подготовку к лекциям в МГИМО, Британской школе дизайна и Art&Image, а также разовых лекций, подобно читаемых мной для Flacon Fashion Festival, отраслевых форумов, Mercedes Benz Fashion Week Russia, Дня Люкса, организованного Французской торгово-промышленной палатой в Москве и др.), шоу-рум (включая как вопросы стратегии развития, так и продаж и продвижения марок, которые у нас представлены), административные задачи. Объединяя смежные задачи вместе, получаем синергию. 

Четвертое. Чтобы работать эффективно, избавьтесь от «пожирателей времени». Отключите ежесекундную проверку почты и немедленную подгрузку сообщений Facebook, instagram, vkontakte или чем вы еще пользуетесь. Я знаю, как это тяжело. Но вы никогда не будете работать эффективно, если вы постоянно отвлекаете ваше внимание на посторонние дела. Предвижу возражения формата «мне в Facebook пишут по работе», «может прийти срочное письмо». Все это действительно так, но если вы ответите на письмо или сообщение в течение часа (о боже!), никто не скончается и не перегорит, это совершенно точно. С таким же успехом вы могли бы быть на деловой встрече и тоже ведь не стали бы перед клиентами лихорадочно с телефона набирать ответ, верно? Чтобы помочь себе, уберите эти элементы, отвлекающие вас, из быстрых иконок или кнопок моментального доступа, и вам станет попросту неудобно слишком часто туда заходить.

Пятое. Не бойтесь прерывать занятия и людей. Если вы запланировали время на телефонный звонок или встречу, оставив небольшой простор на случай, если все затянется, не стесняйтесь в определенный момент сообщить коллеге или партнеру, что вы исчерпали свой слот времени. Предложите подвести итог встречи и не позволяйте беседе превратиться в легкое ненапряжное времяпрепровождение, где в пятый раз проговариваются одни и те же договоренности, за что вы потом будете полночи расплачиваться за компьютером, доделывая следующие по плану дела.

Шестое, и тесно связанное с пятым. Планируйте и свои телефонные звонки, и встречи. В современном мире, особенно в индустрии моды, где мне повезло работать, приняты длительные посиделки с формальным критерием деловых переговоров, в рамках которых партнеры могут обмениваться информацией о чем угодно сколь угодно долго, чтобы потом перейти (или не перейти к делу). Нередки случаи, когда по итогу встречи вы так и не переходите к сути вопроса, который потом будет решен путем обмена электронными сообщениями. Почему это происходит ? зачастую участники встречи заранее не планируют ее сценарий, чего уж говорить о телефонных звонках. В результате происходит общение ради общения. Предлагаю Вам отвести 5 минут перед совершением телефонного звонка и задуматься, какие именно вопросы вы хотите обсудить и ответы получить. После звонка отведите 5 минут, чтобы глянуть на этот список (бумажный или мысленный) и понять, сколько из этих вопросов вы затронули в действительности. Проделывайте это упражнение чаще, и уже скоро вы сможете более эффективно общаться. Аналогично со встречами : продумывайте ее сценарий, оставляйте время для вежливости и общих тем, но четко держите в голове канву разговора и задачи, которые вы поставили перед собой перед встречей. Это позволит укладываться в рамки и достигать результатов.

Седьмое. Не планируйте дела чересчур плотно. Вы же не киборги, чтобы работать сверхуспешно. Оставляйте своего рода буферное время – 5-10 минут между делами. Это поможет довести до ума предыдущее задание и спокойно начать следующее. Всегда планируйте чуть больше времени и ставьте себе ранние дедлайны. Если вы поставите дедлайн в срок, то будете или вовремя, или опоздаете (скорее всего опоздаете). А если запланируете на раньше, то сможете быть или в срок, или раньше (вот это да !)

Восьмое. Мы длительное время проводим в ожидании. Мы стоим в очереди, мы ездим в метро или стоим в пробке, ходим на эллипсе в тренажерном зале, если мы девочки, то еще ходим в салоны красоты за разными чудодейственными штуками и так далее.

Займите это время чем-то. Я стараюсь больше читать к своим занятиям, а также постоянно мониторить происходящее на рынке и с рынком, поэтому я везде с собой ношу материалы для чтения и читаю, пока жду. Аналогичным образом я слушаю фоновые новости на иностранных языках, чтобы не утратить уровень или смотрю видео-уроки из зарубежных бизнес-школ, пока в тренажерном зале хожу по дорожке. Внимание! не воспринимать чтение или просмотр фильмов в тренажерном зале как замену тренировки, я полагаю, это не самый полезный способ действительно тренироваться, я делаю это лишь во время разминки первые 15 минут тренировки или последние 15 минут тренировки в качестве заминки, но не во время бега или интенсивных нагрузок, например!

Девятое может показаться вам спорным, но призываю вас хотя бы дочитать до конца. Используйте выходные, чуть-чуть. Все помнят этот мем, где радостный человечек с воплем « Наконец, пятница » расшвыривает вокруг себя бумаги и выбегает из офиса, а затем с трагическим лицом ползает, собирая их, на картинке, гласящей « понедельник ». Если вы действительно занятой человек (а я уверена, что все кто прочитают это в моем блоге, именно такие люди), то сделать немножко в выходные для вас будет совсем не тяжело, но вы удивитесь, когда поймете, сколько лишней работы это снимает с вас в течение рабочей недели. Я стараюсь работать не более 2-3 часов в выходной день, чтобы оставить простор времени для своих друзей и близких, а также для себя. Тем не менее, эти лишние шесть часов, тем более вне офиса, где никто вас не отвлекает, бесценно эффективны. Именно в это время я готовлюсь к своим занятиям со студентами, работаю над своей диссертацией, большими комментариями для прессы и собственными статьями, ведь писать их в рабочее время было бы слишком большой роскошью, а делать это, завернувшись этой осенью в плед и наблюдая за листвой с чашкой горячего чая, свежепривезенного из Парижа (спасибо моим любимым Mariage Freres за то, что неизменно не подводят !) гораздо-гораздо приятнее.

И наконец, десятое-юбилейное. Ведите здоровый образ жизни! Чтобы быть эффективным и продуктивным, надо быть здоровым, тогда организм гораздо проще выносит большие эмоциональные и интеллектуальные нагрузки. Правильно питайтесь, избегайте крайностей с алкоголем и занимайтесь спортом не меньше 3 раз в неделю, спите не меньше 8 часов в сутки (да-да, это делает нас эффективными, а не крадет у нас время от дел) – и все у вас точно получится! Юлианна, ты все знаешь и так, но надеюсь, это все же отчасти будет полезным!